مدیریت شرح کار پروژه

یکی از دلایل اصلی شکست پروژه در درجه اول به دلیل عدم شناخت محدوده و دامنه شرح کار پروژه است. ضروری است که همه پروژه ها یک برنامه مدیریت محدوده شرح کار تدوین و در اختیار داشته باشند. در صورت عدم وجود یک برنامه مدیریت شرح کار، ذینفعان پروژه تمایل دارند که اجرای پروژه در مسیر منافع آنها بوده و متعاقبا نتایج غیر منتظره ای در پی خواهد داشت. هدف اصلی مدیر پروژه اطمینان از اجرای روان پروژه است و برای انجام آن، باید دامنه شرح کار را به خوبی تعیین و تعریف کند. دامنه شرح کار می تواند باعث موفقیت و یا شکست پروژه گردد. در صورت عدم کنترل شرح کار توسط تیم مدیریت و افزایش آن خارج از قرارداد، ضمن انحراف پروژه از برنامه زمانبندی، بودجه برآورد شده نیز برای سایر کارهای غیر ضروری و خارج از تعهد استفاده شده و متعاقبا پروژه با شکست مواجه خواهد شد. 

مدیریت دامنه شرح کار محدودیت دیگری است که مدیر پروژه باید بر آن تسلط داشته باشد، اما مدیران پروژه علاقه­مند به برنامه ریزی برای مدیریت و غلبه بر چالش­های مربوط به دامنه شرح کار هستند. همچنین مدیر پروژه وظیفه دارد از کسب نتایج مطلوب و انجام تعهدات مطابق با شرح کار ابلاغی اطمینان حاصل کند و بدون داشتن برنامه مدیریت دامنه شرح کار، نمی تواند این کار را انجام دهد. دامنه شرح کار پروژه نحوه تعریف اهداف یک پروژه و اینکه چه چیزهایی قابل تحویل خواهند بود می باشد. شرح کار پروژه شامل موارد زیر می باشد:

• کلیه اهداف پیش بینی شده برای پروژه،
• اقلام قابل تحویل،
• اقدامات مورد نیاز برای تحقق محصولات و خدمات،
• بودجه و زمان مورد نیاز برای انجام کارها

در واقع، موارد فوق پارامترهای کلی پروژه است.

شرح کار نه تنها به تفکیک مرزهای پروژه کمک می کند، بلکه در تعیین مسئولیت و وظایف اعضای تیم پروژه با هدف اطمینان از انجام درست کارها استفاده می گردد. این اطلاعات معمولاً در یک بیانیه شرح کار جمع­آوری و تدوین می شود و با بیانیه کار نیز شناخته شده و یه عنوان سنگ بنایی برای مدیران پروژه می باشد. تغییرات در هر پروژه اتفاق می افتد، اما نحوه مدیریت این تغییرات برای ماندن در محدوده شرح کار باعث موفقیت یا شکست پروژه خواهد شد.

برنامه مدیریت دامنه شرح کار چیست؟

مانند هر برنامه ای، برنامه مدیریت دامنه شرح کار نیز مجموعه ای از فرایندها جهت اطمینان از پوشش کلیه تعهدات و مسئولیت­های ذکر شده در پروژه می باشد. برنامه مدیریت دامنه شرح کار در مرحله اول مربوط به نحوه تعریف، توسعه ساختار شرح کار و چگونگی تأیید آن است. این برنامه به مدیران پروژه کمک می کند تا منابع را به گونه ای تخصیص دهند که پروژه بتواند به موقع، در بودجه و با کیفیت مورد انتظار ذینفعان به پایان برسد.

مدیریت دامنه شرح کار پروژه شامل موارد زیر است:

• برنامه ریزی فرآیندهای لازم به منظور تعریف کارهایی که باید در طول پروژه انجام شود،
• کنترل و نظارت بر آن فرآیندها،
• مستندسازی و پیگیری برای جلوگیری از خیزش دامنه هنگام تأیید یا عدم تأیید تغییرات،
• بسته شدن، از جمله ممیزی محصولات قابل تحویل و ارزیابی نتیجه کسب شده در مقایسه با برنامه.

جهت تدوین برنامه مدیریت محدوده یک سری ورودی به شرح زیر مورد نیاز است.  

شروع این فرآیند با منشور پروژه به عنوان یک سند بالادستی در پروژه می باشد که:

• هدف اصلی پروژه را مشخص می کند.
• اهداف، نقش­ها و مسئولیت­های پروژه را تعیین می کند.
• ذینفعان کلیدی را مشخص می کند.