مرحله اول) برنامه ریزی منابع

برنامه ریزی منابع اولین گام در مدیریت هزینه بوده و ارتباط بسیار نزدیک و مستمری با فرآیند برنامه ریزی پروژه دارد. برای درک اینکه چه نوع منابعی برای شروع و تکمیل پروژه مورد نیاز است، ابتدا باید شناخت کاملی نسبت به پروژه ایجاد شود. برخی از این شناخت­ها عبارتند از:

• اهداف کوتاه مدت،
• اهداف بلند مدت و
• محیطی که قرار است پروژه در آن عملیاتی گردد.

به عبارت دیگر، برنامه ریزی منابع بدون داشتن سند استراتژی کامل برای انجام پروژه و عدم تفکیک اهداف پروژه غیرممکن است. بر این اساس، لیست اقدامات مربوط به برنامه ریزی منابع به شرح زیر است:

• تجزیه و تحلیل برنامه و استراتژی پروژه و همچنین کلیه عوامل و فاکتورهای محیطی داخلی و خارجی مرتبط
• تخمین میزان منابع مورد نیاز (به عنوان مثال، استعدادها، تجهیزات، دارایی معنوی و غیره)
• تدوین مشخصات فعالیت­ها / رویه های کاری مبتنی بر دانش شرح کار و محدوده پروژه و بازه های زمانی آن
• شناسایی کمبودها و نیازهای منابع فعلی با استفاده از نتایج تجزیه و تحلیل محیط پروژه
• تهیه و ارائه یک پیشنهاد مبتنی بر مستندات در خصوص جذب و تخصیص منابع

با اجرای موارد فوق، مدیر پروژه تصویری روشن از فعالیت ها و منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه در اختیار خواهد داشت. همچنین مشخص می شود که:

• منابع مورد نیاز و فعالیت ها مرتبط چیست؟
• چه مقدار از منابع موجود است؟
• چه مقدار باید تهیه شود؟

پس از آن، می توان به محاسبه دقیق تری از هزینه های مربوط به پروژه پرداخت.

مرحله دوم) تخمین هزینه ها 

برآورد هزینه به معنی ارزیابی و برآورد کل بودجه لازم برای انجام پروژه است. اطلاعات به دست آمده در مرحله برنامه ریزی منابع، در مرتب سازی هزینه های پروژه کمک زیادی می کند. از آنجا که از قبل مقدار و انواع منابع مورد نیاز پیش بینی و محاسبه شده است، وظیفه اصلی مدیریت پروژه شناسایی قیمت آنها با دقیق ترین شکل ممکن خواهد بود. سپس، تجمیع هزینه های برآورد شده برای فعالیت­ها و بسته های کاری، هزینه کل پروژه را مشخص می کند.

از آنجا که دست کم گرفتن و پیش بینی نکردن تغییرات محیطی منجر به وقوع ریسک افزایش بیش از حد هزینه ها خواهد شد، لازم است تحلیل هزینه مبتنی بر ریسک را نیز در نظر گرفت. به عنوان مثال، ضرر احتمالی ناشی از تأخیر در تأمین مواد اولیه ضروری، برخی مسائل فنی یا حتی اخراج یک کارمند بسیار مهم را ارزیابی کنید.

با برآورد و پیش بینی هزینه های انجام فعالیت­های پروژه، اجرایی بودن فعالیت­ها و بسته های کاری در چارچوب بودجه اختصاص داده شده مورد بررسی و تحلیل قرار گرفته و مدیر پروژه می تواند بر اساس گزارش تولید شده نسبت به بهینه­سازی هزینه ها و بودجه پروژه اقدام نماید. ارزیابی و تحلیل هزینه های ناشی از وقوع ریسک­ها و خطرات آتی باعث افزایش هزینه پیش بینی شده مربوط به بسته های کاری شده و در نهایت منجر به ایجاد یک حاشیه مطمئن از نقدینگی در روند اجرای پروژه می شود.

مرحله سوم) بودجه بندی 

در مرحله سوم از مدیریت هزینه های پروژه، از محل تجمیع هزینه های برآورد شده برای فعالیت­ها و بسته های کاری بودجه پروژه به همراه خلاصه­ای از تمام هزینه ها و یا درآمدهای مرتبط، محاسبه و برآورد می گردد.

هدف از تهیه سند بودجه بندی پروژه:

• برآورد هزینه نهایی را بیان می کند،
• مشخص می کند که در مراحل مختلف چرخه عمر پروژه چقدر نقدینگی خواهید داشت،
• نشان می دهد که چه مقدار بودجه باید به فعالیت­های خاص پروژه اختصاص یابد.

در پایان، یک بودجه توسعه یافته منطقی که با استناد به شرح کار پروژه و لیست فعالیت­های آن تهیه شده است به عنوان پایه و خط مبنای هزینه ای جهت کنترل و تحلیل عملکرد مالی پروژه مورد استفاده قرار گرفته و از افزایش بی­رویه هزینه های برآورد شده در پروژه جلوگیری می کند.

مرحله چهارم) ثبت و کنترل هزینه ها 

كنترل هزينه شامل تشخيص، پايش و ارزيابي هزينه هاي پروژه با هدف كاهش هزينه ها و به حداكثر رساندن درآمد يك شركت است. این کار با مقایسه و تحلیل عملکرد واقعی پروژه با انتظارات پیش بینی شده در بودجه انجام می شود. در یک موقعیت ایده آل، تیم مدیریت پروژه همیشه باید از تخمین بودجه پیروی کند. با این حال، از آنجا که کنترل 100 درصد هزینه ها دشوار بوده و ممکن است هزینه های اضافی رخ دهد، بنابراین مهم است که تمام هزینه ها به درستی ثبت و مورد تجزیه و تحلیل دقیق قرار گیرد.

با مقایسه بین داده های مربوط به هزینه های واقعی پروژه و بودجه برآورد شده، مدیران می توانند ضمن شناسایی اشکالات و انحرافات موجود در رویکرد خود برای مدیریت هزینه های پروژه، عواملی را که بدون توجه باقی مانده اند اما نیاز به بررسی و تحلیل دارند را افشا کنند. به این ترتیب امکان افزایش دقت و کیفیت مدیریت هزینه و بهبود عملکرد مالی پروژه های آتی امکان­پذیر است.

برای جمع­بندی موارد فوق، در اینجا لیستی از روش­های اصلی مربوط به کنترل هزینه وجود دارد:

• تشویق تیم مدیریت پروژه به انطباق هزینه های واقعی با بودجه برآورد شده،
• ردیابی هزینه ها با استفاده از ابزارهای مختلف گزارشگری،
• ارزیابی هزینه ها در طول چرخه عمر پروژه با مقایسه هزینه های واقعی با هزینه های پیش بینی شده،
• ارزیابی عملکرد مالی پروژه پس از اتمام آن به عنوان ابزاری برای اطلاع رسانی در مورد تصمیم گیری در آینده و بهبود عملکرد مدیریت هزینه پروژه.

شرایط، الزامات و تعاریف برنامه مدیریت هزینه

در تدوین برنامه مدیریت هزینه، لازم است به شرایط و الزامات پروژه و استانداردهای مدیریت پروژه و حسابداری و همچنین تعاریف موجود توجه و دقت گردد. اهم این موارد عبارتند از:

• ساختار شکست کارها (WBS):

نمایشی از محصولات و یا خدمات قابل تحویل یک پروژه است که به بخش‌های جزئی‌تری تقسیم شده است. این ساختار هم به صورت بصری  اطلاعات مفید زیادی در اختیار ما می‌گذارد و هم مرجع مناسبی برای مدیریت محدوده پروژه است و یکی از مهمترین اسناد پروژه محسوب می شود. ساختار شکست کار ابزاری است که بوسیله آن مدیر پروژه می تواند پروژه را تعریف کند و به کمک آن پروژه را در زمان مقرر و با فعالیت‌های تعیین شده به پایان برساند. برای دستیابی به موفقیت یک پروژه، تهیه ساختار شکست کار (WBS) یکی از اساسی‌ترین و ضروری‌ترین اقدامات است بطوریکه نادیده گرفتن آن و یا تهیه یک ساختار شکست نامناسب می تواند یکی از عوامل شکست در پروژه ها باشد.

• هزینه مبنا (Cost Baseline):

هزینه مبنا براساس هزینه های برآورد شده برای پروژه و دوره زمانبندی پیش بینی شده برای جذب منابع مورد نیاز ایجاد می شود. هزینه مبنا در نهایت همان خط مبنایی است که برای مقایسه عملکرد پروژه استفاده خواهد شد و معمولاً به صور یک منحنی S نشان داده می شود.

• آستانه کنترل هزینه:

آستانه کنترل هزینه، بالاترین و کمترین مقادیر هزینه ای است که پروژه مجاز به انجام آن است. هر مقدار هزینه در بالا یا پایین این آستانه غیر قابل قبول تلقی می شود.

• سطح دقت:

این واحد اندازه گیری نشان می دهد که برآورد هزینه های پروژه به چه صورت گرد و ساده­سازی شده است. همچنین سطح دقت علاوه بر این متناسب با دامنه و اندازه کل پروژه تعیین می شود.

• اندازه گیری ارزش به دست آمده:

این معادله به مدیران پروژه کمک می کند تا میزان کارهایی را که قبلاً بر روی پروژه انجام شده است به بهترین وجه ممکن اندازه گیری کنند.

• برآورد سه نقطه­ای:

با استفاده از این فرمول، سه رقم بدست می­آورید. اولین مورد بهترین حدس در مورد میزان فعالیتی است که 100 بار انجام شود. دومین تخمین براساس نگاه بدبینانه نشان می دهد در صورت بروز تمام خطرات منفی پروژه در چه مدت زمان و با چه هزینه ای تمام خواهد شد. و سومین تخمین بر اساس نگاه خوش بینانه نشان می دهند در صورت بروز تمام اتفاقات مثبت، پروژه در چه مدت زمان و با چه هزینه ای تمام خواهد شد.

• برآورد پایین به بالا:

برآورد پایین به بالا یکی از بهترین و کم نقص­ترین راه ها برای بودجه بندی پروژه است. در این روش پروژه را به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم می کنند و سپس تخمین هزینه را برای آن قسمت‌های کوچک انجام می دهند. این کار شامل تجزیه و تحلیل منابعی که باید خریداری شود و کارهایی که باید انجام شود است، سپس با استخدام متخصصان در هر موضوع، عملیات برآورد هزینه برای هر بخش از کار انجام می گیرد. برای انجام تخمین پایین به بالا یا تحلیلی، به طور معمول از یک ساختار شکست کار (WBS) برای تشریح و تقسیم یک پروژه به قسمت‌های کوچک‌تر به نام بسته های کار استفاده می کنند. در صورتیکه کلیه زوایای پروژه شناسایی و شناخته شده باشد، بهترین راه برآورد از پایین به بالا است. نکته منفی این روش این است که برای رسیدن به کوچک‌ترین جزئیات پروژه زمان زیادی لازم است.

• برآورد مشابه:

در این روش با اعتماد و اتکاء بر داده های بودجه و بهترین روش‌های پروژه های قبلی هزینه انجام پروژه پیش بینی و برآورد خواهد شد. این روش برای پروژه هایی که از شباهت بالایی در اقلام تحویل دادنی، دامنه و نوع، برخوردار هستند بسیار موثر است. هر چه تغییرات یا پیچیدگی بین پروژه ها بیشتر باشد، انجام تخمین دقیق با این روش سخت‌تر خواهد بود.

• برآورد پارامتریک:

یک روش تخمین هزینه بسیار دقیق برای پروژه هایی است که دارای درجه بالایی از تکرارپذیری هستند. تیم مدیریت پروژه، پروژه را به واحدهای کار تقسیم می کند، هزینه هر واحد را تخمین می‌زند و سپس هزینه های واحد را با هم جمع می کند. این روش برای پروژه های مبتنی بر مهارت، قابل تکرار یا دارای واحدهای کاری بهتر کار می کند. در مقابل، تخمین با استفاده از این تکنیک برای پروژه های خلاقانه و جدید سخت‌تر است زیرا واحدهای کار معمولاً کمتر تکراری هستند.