دفتر مدیریت پروژه با برنامه ریزی خوب، بهره مندی از منابع انسانی مجرب و مدیریت شده می تواند منافع و ارزش ملموس و نامحسوس باورنکردنی برای یک سازمان ایجاد کند. برخی از این مزایا عبارتند از:

• شانس بیشتر برای اجرا و تحویل یک پروژه در چارچوب زمان و بودجه مصوب شده
• ارتباط و درک بهتر بین کارشناسان و مدیران پروژه
• هماهنگی بهتر بین پروژه ها با ارزش­ها و اهداف سازمانی
• کاهش هزینه های پروژه از طریق ساده سازی فرآیندها
• کاهش میزان هدر رفت منابع با جلوگیری از تکرار پروژه ها و تجارب ناموفق
• جمع­بندی و ارائه درس آموخته ها و بهترین روش­های عملکردی برای کل سازمان

پنج نقش اصلی که دفتر مدیریت پروژه در داخل یک شرکت ایفا می کند عبارتند از:

• برنامه ریزی استراتژیک و حاکمیتی

دفتر مدیریت پروژه با تدوین مدل­های تجاری به مدیران ارشد و صاحبان سرمایه در انتخاب پروژه های مناسب از لحاظ هزینه و زمان اجرا و انطباق با اهداف تجاری شرکت، کمک می کند.

با استناد به حاکمیت پروژه دفتر مدیریت پروژه سیاست­ها، مقررات، عملکردها، فرایندها و رویه های مورد نیاز را تعیین و ابلاغ می کند.

• بهترین روش­ها و فرآیندها

دفتر مدیریت پروژه بهترین شیوه ها و فرایندها و درس آموخته ها را در داخل سازمان پیاده سازی و نهادینه می کنند. با اجرای رویه ها و بهره مندی از درس آموخته ها، سازمان­ها می توانند پروژه ها را به راحتی مدیریت، اجرا و تحویل دهند. دفتر مدیریت پروژه سازگاری لازم بین مدیران پروژه ها و بخش­های مختلف سارمان را ایجاد و حفظ می کند.

• زبان، فرهنگ و طرز فکر مشترک

دفتر مدیریت پروژه، با آموزش کارکنان درباره تکنیگ­ها، متدولوژی­ها و بهترین درس آموخته ها در هر صنعت و همچنین توسعه زیان مشترک در پروژه از طریق تعریف مایلستون­ها، معیارها، شاخص­های کلیدی عملکردی، در جهت انتشار فرهنگ اجرایی یکسان و ایجاد طرز فکر مشترک در پروژه کمک می کند.

• مدیریت منابع

دفتر مدیریت پروژه علاوه بر تعریف و ابلاغ نقش­ها و مسئولیت­های مورد نیاز در هر پروژه، بر اساس اولویت­های زمانی و بودجه ای تدوین شده نسبت به تخصیص منابع به صورت بهینه و موثر در تمام پروژه ها اقدام می کند.

• ایجاد و نگهداری مصنوعات پروژه، بایگانی ها و مجموعه ابزارها

دفتر مدیریت پروژه الگوها، ابزارها و نرم افزارهای مورد نیاز برای مدیریت پروژه ها را ارائه می دهد. دفتر مدیریت پروژه در حافظه سازمانی نقش مهمی دارد زیرا پس از اتمام پروژه یا توقف آن، تمام اسناد تولید شده در دوره اجرا را در مخزن اسناد بایگانی می کند. این امر برای مراجعات بعدی، به ویژه برای درس آموخته ها بسیار مفید است.

دفتر مدیریت پروژه ممکن است عملکردهای دیگری فراتر از استانداردها و روش­ها را بر عهده بگیرند و در مدیریت استراتژیک پروژه ها به عنوان تسهیل کننده یا به عنوان مالک رویه های مدیریت سبد پروژه ها مشارکت کند. وظایف این دفتر علاوه بر نظارت و گزارش در مورد پروژه ها و پرتفوهای موجود، تهیه و ارائه گزارش پیشرفت به مدیریت ارشد شرکت جهت اتخاذ تصمیمات استراتژیک در مورد ادامه یا لغو پروژه ها می باشد. میزان کنترل و نفوذ دفتر مدیریت پروژه بر روی پروژه ها به نوع ساختار آن در شرکت بستگی دارد. سه ساختار سازمانی اساسی برای یک دفتر مدیریت پروژه وجود دارد.

• به عنوان مخزن اطلاعات و اسناد پروژه ها: این مدل اغلب در سازمان­هایی وجود دارد که تسلط و حاکمیت سازمان و دفتر مرکزی بر روی پروژه ها محدود و ضعیف می باشد. در این مدل دفتر مدیریت پروژه بدون اثرگذاری بر روی فرایندها و رویه های مدیریت پروژه ضمن ذخیره سازی اسناد و مدارک پروژه به عنوان منبع اطلاعاتی در مورد روش و استانداردهای عمل می کند. در این حالت مدیران پروژه به واحدهای تجاری مربوطه گزارش داده و دفتر مدیریت پروژه نظارت و کنترلی بر روی عملکرد تیم مدیریت پروژه ندارد.
• مدل مربی برای پروژه: این مدل بهترین روش­ها و تجارب مدیریت پروژه های قبلی را با سایر پروژه ها و دپارتمان­های شرکت به اشتراک گذاشته و ارتباطات بین بخش­های مختلف را هماهنگ می نمایند. همچنین در این روش عملکرد پروژه به صورت مستمر و فعال کنترل و بررسی می شود. در این مدل ساختار دفتر مدیریت پروژه یک ساختار دائمی با در اختیار داشتن کارکنان بوده و مسئولیت نظارتی در مورد همه پروژه های شرکت بر عهده دارد.
• دفتر مدیریت پروژه سازمانی: این مدل همچنین فرایند حاکمیتی در پروژه ها را در اختیار دارد. دفتر مدیریت پروژه در همه پروژه ها، بدون در نظر گرفتن ابعاد پروژه، امکان دسترسی به شرح کار، تخصیص منابع، تأیید زمانبندی و بودجه پروژه، ریسک­ها و مفروضات اثرگذار بر روی پروژه را در اختیار دارد. این نوع دفتر مسئولیت گسترده ای در سطح شرکت داشته و به هدایت استراتژیک و تمرکز بر ایجاد ارزش در پروژه ها کمک می کند.