مدیریت ذینفعان

ذینفعان پروژه چه کسانی هستند؟

ذینفع یک فرد، گروه یا سازمانی است که ممکن است بر انجام یک تصمیم، فعالیت یا نتیجه یک پروژه تأثیر بگذارد و یا تحت تأثیر آن قرار گیرد. ذینفعان یا مستقیماً درگیر پروژه هستند یا منافعی دارند که ممکن است تحت تأثیر نتیجه اجرای پروژه قرار گیرد. به طور معمول ذینفعان پروژه عبارتند از:

• مدیران پروژه،
• حامیان پروژه،
• مدیران اجرایی،
• مشتریان یا سایر کاربران.

به دلیل اثرپذیر بودن ذینفعان از محصولات و خدمات پروژه، همواره مدیریت و ارتباط مداوم با آنها برای مدیریت پروژه مفید می باشد. بنابراین دلیل داشتن دانش مدیریت ذینفعان برای مدیران پروژه ها ضروری می باشد.

اگر یک پروژه از نظر اندازه کوچک باشد، تعداد ذینفعان می تواند کم باشد. با این حال، اگر پروژه بزرگ باشد و دامنه اثر گذاری آن نیز افزایش یابد، ممکن است تعداد زیادی از ذینفعان از جمله جوامع یا عموم مردم را نیز شامل شود. همچنین، ذینفعان انتظارات و نیازهای مختلفی داشته و لازم است با هر یک از آنها متناسب با نیازها و قدرت اثرگذاری آنها بر پروژه برنامه ریزی و اقدام نمود. در غیر اینصورت ممکن است ذینفعان احساس کنند که کنار گذاشته شده اند و این می تواند اهداف پروژه را به خطر بیندازد.

ذینفعان مختلف غالباً انتظارات مخالفی دارند که ممکن است در پروژه ایجاد درگیری شود. ممکن است ذینفعان برای تحقق اهداف استراتژیک تجاری یا سایر الزامات، در اجرای پروژه، محصولات قابل تحویل آن و تصمیمات تیم پروژه دخالت کنند.

حاکمیت پروژه

حاکمیت پروژه همسویی پروژه با نیازها یا اهداف ذینفعان بوده و برای دستیابی به اهداف سازمانی بسیار مهم است. حاکمیت پروژه سازمان ها را قادر می سازد تا به طور مداوم پروژه ها را مدیریت و از مزایای آن بهره برداری کنند. همچنین با ارائه چارچوب استراتژیک به مدیر پروژه و حامیان مالی برای اتخاذ تصمیماتی متناسب با نیاز ذینفعان و اهداف سازمانی  و حتی مدیریت موقعیت­های در تضاد با منافع پروژه، کمک می کند.

انواع ذینفعان پروژه:

ذینفعان پروژه در دو گروه اصلی به شرح زیر می توانند دسته­بندی شوند:

• ذینفعان داخلی

همانطور که از نامش پیداست، اینها افرادی هستند که از داخل سازمان و پروژه درگیر یک پروژه هستند. آنها عبارتند از:

• حامیان پروژه
• مشتری یا کارفرماهای داخلی (اگر پروژه به دلیل نیاز داخلی سازمان شروع شده باشد)
• تیم مدیریت پروژه
• مدیر سبد پروژه های سازمان
• مدیریت ارشد سازمان
• سایر مدیران داخلی سازمان
• ذینفعان خارجی

این ذینفعان مستقیماً درگیر پروژه نبوده ولی از نتیجه اجرای پروژه تأثیر می پذیرند. برخی از آنها عبارتند از:

• کارفرما یا مشتری خارجی (اگر پروژه به دلیل قرارداد طرف خارجی شروع شده است)
• مصرف کنندگان نهایی
• پیمانکاران فرعی
• تأمین کننده کالاها و تجهیزات و خدمات
• دولت
• کمیته های محلی
• رسانه ها

چرا ذینفعان برای یک پروژه مهم هستند؟

• ذینفعان هنگام مشارکت در یک پروژه وظایف و اختیارات مختلفی دارند ولی ممکن است در مورد عواید پروژه متفاوت باشد. این می تواند از مشارکت ها و همکاری های لحظه­ای تا حمایت کامل از پروژه باشد.
• برخی از ذینفعان ممکن است موفقیت پروژه را به طور فعال یا منفعل از بین ببرند. بنابراین لازم است از سوی مدیر پروژه در تمام طول چرخه عمر پروژه این ذی­نفعان مورد توجه قرار گرفته و خواسته های آنها مدیریت شود.
• شناسایی سهامداران یک روند مداوم در طول چرخه عمر پروژه است. شناسایی آنها، تعیین سطح اثرگذاری آنها بر اهداف پروژه و تأمین و پوشش خواسته ها، نیازها و انتظارات آنها برای موفقیت پروژه ضروری است.
• ذینفعان می توانند اهداف یک پروژه را به طور مثبت یا منفی تحت تأثیر قرار دهند،
• یکی از مهمترین مسئولیتهای یک مدیر پروژه مدیریت انتظارات ذینفعان است و کاهش تضاد منافع بین آنها می باشد. زیرا ذینفعان غالباً اهداف بسیار متنوع یا متناقضی دارند.