برنامه مدیریت پروژه
ایجاد یک برنامه مدیریت پروژه مشخص می کند که چگونه فرآیندهای مختلف پروژه میتوانند برای کارایی و بهرهوری بیشتر با هم کار کنند. منشور پروژه به عنوان سندی برای کنترل و اجرای پروژه در برنامه پروژه گنجانده شده است. همچنین در برنامه مدیریت پروژه خطوط مبنا از قبیل خطوط مبنای برنامه شرح کار، برنامه زمانی، برنامه بودجه و هزینه برای اندازه گیری عملکرد مدیریت پروژه تدوین و ترسیم شده و فقط از طریق یک درخواست رسمی و با تأیید مدیر پروژه تغییر خواهد کرد.
برنامه مدیریت پروژه
برنامه مدیریت پروژه مشخص می کند که چگونه فرآیندهای مختلف پروژه می توانند برای کارایی و بهره وری بیشتر با هم کار کنند. منشور پروژه شامل تعریف پروژه، اهداف، بودجه، برنامه، منابع، روش مورد نظر برای انجام پروژه، ارزیابی ریسک و غیره می باشد که به عنوان سندی برای کنترل و اجرای پروژه در برنامه ذکر شده است. معیارهای اصلی چنین سندی ارائه چارچوبی جامع از موضوعاتی است که باید در طول اجرای پروژه به دست آید. برخی از این موضوعات، رویه های اجرای پروژه و نحوه رفع محدودیتها، چگونگی و مراحل اندازه گیری پیشرفت و ارائه گزارش پروژه، نحوه ارتباطات برای توزیع اطلاعات و گزارشات و مهمتر از آن شناسایی ذینفعان و تعیین سطوح دسترسی آنها برای دریافت اطلاعات پروژه می باشد. برنامه مدیریت پروژه باید به عنوان مرجع هرگونه تصمیم گیری درباره پروژه استفاده گردد.
به طور کلی برنامه مدیریت پروژه که در بردارنده برنامه های مدیریتی زیر می باشد توسط مدیر پروژه تدوین و پیاده سازی می شود.
- برنامه مدیریت یکپارچگی و هماهنگی در پروژه
- برنامه مدیریت شرح کار،
- برنامه مدیریت زمان
- برنامه مدیریت هزینه و بودجه بندی،
- برنامه مدیریت ذینفعان
- برنامه مدیریت ریسک
- برنامه مدیریت تغییرات
- برنامه مدیریت کیفیت،
- برنامه بهبود فرآیند،
- برنامه توسعه و مدیریت منابع انسانی،
- برنامه مدیریت ارتباطات،
- برنامه مدیریت تدارکات و غیره
همچنین در برنامه مدیریت پروژه خطوط مبنا از قبیل خطوط محدوده شرح کار، برنامه زمانی و پیش بینی منحنی پیشرفت فیزیکی، برنامه بودجه و نمودار پیش بینی هزینه (گردش مالی) برای اندازه گیری عملکرد مدیریت پروژه تدوین و ترسیم شده و فقط از طریق یک درخواست رسمی و با تأیید مدیر پروژه تغییر خواهد کرد. در این مرحله است که پس از برنامه ریزی اما قبل از اجرای پروژه، جلسات اولیه به منظور هماهنگی بین ذینفعان پروژه (KOM) و اعلام شروع رسمی کار برگزار می شود.
تعریف برنامه مدیریت پروژه و نحوه توسعه آن
بدون وجود یک برنامه مدیریت پروژه مناسب، مالکان و سرمایه گذارران پروژه در معرض مدیریت آشفته قرار گرفته و ضمن مواجه با اتفاقات نامشخص در طول چرخه عمر پروژه از اهداف اصلی نیز منحرف خواهند شد. برخی از این اتفاقات عبارتند از:
- عدم شناخت کامل و دقیق از شرح کار پروژه و در نتیجه فقدان ساختار شکست کاری منسجم در کل پروژه
- کسری منابع و عدم انطباق زمانبندی تأمین منابع با نیازهای پروژه
- وجود برنامه زمانبندی غیر واقعی و عدم امکان تمرکز بر روی مایلستونهای اصلی و بحرانی پروژه
- ایجاد خدمات و محصولات بیکیفیت برای تحویل
- افزایش هزینه های واقعی در مقایسه با بودجه پیش بینی شده به دلیل دوباره کاری و تخصیص نادرست منابع به فعالیتهای پروژه
ورودی های برنامه مدیریت پروژه
ورودیهای برنامه مدیریت پروژه تقریباً شامل منشور پروژه، شرح کار قراردادی پروژه، برنامه های فرعی مدیریت پروژه، عوامل محیطی شرکت و غیره می باشد. یکی از اهداف مهم از برنامه مدیریت پروژه ایجاد یک هماهنگی و همترازی بین اهداف ذکر شده در گزارش امکان سنجی و شرح کار قراردادی پروژه می باشد.
منشور پروژه سندی است که دلایل انجام پروژه، الزامات، اهداف و سطح اختیارات مدیر پروژه را مشخص و ذینفعان اصلی را شناسایی می‌کند. منشور پروژه توسط سرمایه گذاران اصلی و صاحبان پروژه تصویب و ابلاغ می گردد.
خروجی برنامه مدیریت پروژه
برنامه مدیریت پروژه در نهایت، خروجی نهایی است که از فرآیند توسعه یافته مدیریت پروژه حاصل خواهد شد. این طرح همچنین کلیه برنامه های فرعی پروژه را در برخواهد داشت. در ادامه توضیحات برخی از خروجیهای برنامه مدیریت پروژه شامل برنامه های فرعی می باشد، ارائه شده است:
- محدوده شرح کار (شرح کار مبنا): این یک خط مبنا است که عملکرد مدیر پروژه و سایر اعضای تیم را در طی یک پروژه قضاوت می کند و شامل جنبه های بیانیه شرح کار پروژه، ساختار شکست کار (WBS) و فرهنگ لغات WBS می باشد.
- زمانبندی پایه (خط مبنای زمانبندی): چارچوب برنامه زمانی اجرای پروژه بوده و از آن به عنوان مبنایی برای مقایسه بین برنامه زمانبندی پیش بینی شده و نتایج واقعی استفاده می شود.
- مبنای هزینه (خط بودجه پروژه): بودجه مصوب و هزینه های پیش بینی شده از سوی مالکان پروژه بوده و به عنوان مبنایی برای اندازه گیری عملکرد هزینه ای و مقایسه عملکرد مالی پروژه با مقادیر برآورد شده استفاده می گردد.
- برنامه مدیریت شرح کار: به مجموعه فرآیندهایی گفته می شود که اطمینان حاصل می کنند دامنه شرح کار یک پروژه به طور دقیق تعریف و تدوین شده است. این ابزار مدیران و سرپرستان پروژه را قادر می سازد تا ضمن شناسایی بسته های کاری مهمتر در پروژه، برنامه ریزی دقیق تری تهیه و ارائه نمایند.
- برنامه مدیریت هزینه: به عنوان یکی از اصلی ترین عملکردهای مدیر پروژه در نظر گرفته می شود. این عملکرد به عنوان یک جز قابل توجه از کل چرخه عمر یک پروژه عمل می کند، زیرا موفقیت و پیشرفت هر پروژه را تعریف می کند.
- برنامه مدیریت کیفیت: ویژگی ای که سطح تأیید کیفیت را که در درجه اول توسط مشتری تعریف می شود، توضیح داده و نشان می دهد که چگونه پروژه از این سطح کیفیت در محصولات قابل تحویل و کار خود اطمینان حاصل می کند.
- برنامه مدیریت منابع انسانی: مدیریت منابع انسانی ابزاری است که به نظارت بر فعالیتهای منابع انسانی پروژه و توسعه توان عملی و عملیاتی آنها در طول پروژه تا زمان خاتمه آن کمک می کند. همچنین نقشها و مسئولیتهای اعضای تیم در طول پروژه تعیین می شود.
- برنامه مدیریت ارتباطات: این روش نقش مهمی ایفا می کند زیرا به عنوان یک روش ارتباطی در تمام سطوح یک پروژه عمل می کند و همچنین کلیه ذینفعان درگیر در پروژه را مخاطب قرار می دهد.
- برنامه مدیریت ذینفعان: فرآیند توسعه استراتژیهای دقیق مدیریتی برای مشارکت موثر ذینفعان در طول چرخه عمر پروژه، بر اساس تجزیه و تحلیل نیازها، علایق و تأثیر بالقوه آنها در موفقیت پروژه می باشد.
- برنامه مدیریت ریسک: سندی است که مدیر پروژه برای پیش بینی خطرات، برآورد تأثیرات و تعریف پاسخ به آنها آماده می کند.
- برنامه مدیریت تدارکات: فرآیند مستندسازی تصمیمات خرید پروژه، مشخص کردن روش و شناسایی فروشندگان بالقوه می باشد.
- برنامه بهبود فرآیند: این ابزار یک برنامه فرعی از برنامه مدیریت پروژه است. این فرآیند به جای تمرکز بر روی موضوعات منفرد، تیم را تشویق می کند تا بررسی کند که چگونه شرایط مختلف در برنامه ها و اهداف فعلی یک پروژه تأثیر میگذارد.
برای موفقیت یک پروژه، تیم پروژه باید:
- فرآیندهای مناسب و مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه را تعیین کند،
- برای دستیابی به نیازها با استفاده از یک رویکرد تعریف شده تلاش کند،
- ارتباط و تعامل مناسب با ذینفعان را در چرخه عمر پروژه حفظ کند،
- برای تأمین نیازها و انتظارات ذینفعان از الزامات قراردادی پیروی کند،
- بین محدودیتهای موجود در بخشهای بودجه، زمان و منابع، شرح کار قراردادی، کیفیت و ریسک به منظور تولید محصولات یا خدمات برنامه ریزی شده تعادل برقرار کند.
فرآیندهای موجود در مدیریت پروژه در چرخه عمر پروژه با ارتباط مستمر بر روی یکدیگر اثرات مستقیم و غیر مستقیم داشته و لازم هست مدیریت پروژه به صورت یکپارچه با آنها برخورد نماید. به عنوان مثال تغییر در شرح کار پروژه به طور مستقیم بر روی هزینه های پیش بینی شده اثرگذار بوده ولی می تواند فاقد اثر بر روی زمان تکمیل پروژه و یا ریسکهای شناسایی شده باشد. این تعاملات فرآیندی غالباً نیازمند مصالحه بین نیازها و اهداف پروژه است. این تنظیمات و اثرگذاری های متقابل بین فرآیندها می تواند از پروژه به پروژه و سازمان به سازمان دیگر متفاوت باشد. نقش مدیر پروژه، مدیریت این تعاملات برای تأمین نیازهای حامیان مالی، مشتری و سایر ذینفعان پروژه است. در بعضی موارد، ممکن است لازم باشد یک فرآیند یا مجموعه ای از فرآیندها قبل از رسیدن به نتیجه لازم چندین بار تکرار شود. در ادامه اهم فرآیندهای مدیریت پروژه به تفکیک هر فاز معرفی و مورد بررسی قرار گرفته اند.
1- شروع پروژه
شروع پروژه اولین مرحله از چرخه زندگی مدیریت پروژه است، جایی که پروژه شروع می شود. این مرحله یک مرور کلی از پروژه، همراه با بررسی و شناسایی استراتژیهای مورد نیاز برای دستیابی به نتایج مطلوب را ارائه می دهد. در این مرحله گزارش امکان سنجی، ارزش تجاری و جهت پروژه تعیین می شود و پرش یا اجتناب از این مرحله خاص می تواند منجر به شکست پروژه گردد.
ایجاد یک چشم انداز برای تحقق شرح کار پروژه، در زمان و بودجه مشخص، گام مهمی در مدیریت پروژه است. بدون برنامه ریزی صحیح و بدون ایجاد پایه و بنیاد مناسب، ساخت هر چیزی تقریباً غیرممکن است.
فرایند شروع، یک پایه محکم ایجاد می کند که چهار گروه فرآیند دیگر بر اساس آن طراحی و اجرا می شوند.
گروه آغازین شامل کلیه فرایندهایی است که برای شروع یک پروژه استفاده می شود. برای انجام موفق پروژه لازم است جزئیات به دقت بررسی شود زیرا کوچکترین انحراف می تواند منجر به شکست کامل پروژه و عدم تحقق اهداف آن شود. تا زمانی که دید روشنی در مورد اهداف پروژه و رویکردهایی لازم وجود نداشته باشد نباید وارد مرحله دوم (برنامه ریزی) شد. مرحله شروع شامل رویه هایی مانند سازماندهی تیمها، کسب تأییدیه ها و تعیین دستورالعملهای اولیه است. در مرحله شروع، شناسایی ریسکها، پیگیری منابع مورد نیاز، تعیین وابستگی های مورد نیاز و اهداف پروژه، جدول زمانی و تعیین بسته های کاری قابل تحویل در مسئولیت مدیر پروژه می باشد.
منشور پروژه مهمترین سند هر پروژه به عنوان ورودی فاز شروع استفاده شده و شامل موارد زیر می باشد:
- چشم انداز و ماموریت تجاری
- اهداف و مزایای پروژه
- لیست ذینفعان
- محدوده پروژه
- تحویل پروژه
- خطرات مرتبط با پروژه
بودجه و منابع پروژه
2- برنامه ریزی پروژه
مرحله دوم گروه فرآیند برنامه ریزی است. برخی از مدیران پروژه بر این عقیده اند که شرح کار و محدوده آن در مرحله آغازین به کمال رسیده است، اما بر عکس، در مرحله برنامه ریزی، محدوده/شرح کار با جزئیات بیشتر توسعه مییابد. این یک واقعیت رایج است که عدم برنامه ریزی، برنامه ریزی برای شکست است.
معمولاً سازمانها با حداقل برنامه ریزی، پروژه ای را شروع می کنند با این فرض که با پیشرفت پروژه همه چیز به تدریج در جای خود قرار می گیرد. اما بعداً متوجه می شوند که بدون برنامه ریزی واقعی یا کافی، فاجعه ای رخ داده است. یک مدیر پروژه باید در مرحله برنامه ریزی با صرف زمان مناسب و کافی نسبت به تهیه جزئیات لازم برای مدیریت و اجرای پروژه به عنوان یک سند راهبردی اقدام نماید. این سند راهبردی در طول پروژه توسط همه اعضای تیم، ذینفعان و رهبران پروژه قابل استفاده و رجوع می باشد. اهم سرفصل موضوعات در سند راهبردی مدیریت پروژه عبارتند از:
- تعریف و تدوین جزئیات محدوده پروژه
- انتخاب تیمها و رهبران پروژه
- تنظیم برنامه های مناسب برای حداکثر بهره وری
- تهیه برنامه زمانبندی پروژه
- تأمین زیرساخت برای دستیابی به اهداف
- برقراری ارتباط موثر بین تیم پروژه و ذینفعان
تمرکز بر جدول زمانی پروژه و تخصیص بودجه
3- اجرای پروژه
اجرای پروژه مرحلهای است که فرآیندهای مربوط به اجرای پروژه، وظایف تعیین شده و منابع تخصیص یافته انجام می شود. این روش همچنین شامل ساخت اقلام قابل تحویل و تأمین نیازهای مشتری است. مدیران پروژه یا رهبران تیم با تخصیص منابع و تمرکز اعضای تیم بر اهداف پیش بینی شده، این کار را انجام می دهند. این مرحله تعیین می کند که آیا پروژه موفق خواهد شد یا خیر. موفقیت پروژه عمدتا به مرحله اجرای پروژه بستگی دارد. اهم وظایف مدیر پروژه برای دستیابی به موفقیت به شرح زیر می باشد:
- گزارش پیشرفت یک پروژه
در مرحله اجرای پروژه، به روزرسانی منظم پروژه ضروری است زیرا اطلاعات لازم را فراهم و مشکلات را مشخص می کند.
- جلسات منظم برگزار کنید
قبل از شروع جلسه پروژه، در مورد دستور کار صریح بوده و دستور جلسه برای مدعوین ارسال گردد. اگر ارتباط به موقع و سرراست باشد، اهداف پروژه به درستی پیگیری و هماهنگی خواهد شد.
- مشکلات را مدیریت کنید
مشکلات در پروژه قطعاً اتفاق می افتد. مسائلی مانند مدیریت زمان، مدیریت کیفیت و تضعیف روحیه تیم می تواند مانع موفقیت یک پروژه شود. بنابراین در ابتدا مطمئن شوید که همه مشکلات حل شده و یا قابل کنرل می باشند.
4- نظارت و کنترل پروژه
مرحله نظارت و کنترل پروژه در مورد اندازه گیری عملکرد پروژه و ردیابی پیشرفت است. این مرحله در طول دوره اجرای پروژه پیگیری و اجرا می شود. هدف اصلی این مرحله بررسی این است که آیا همه چیز خصوصاً پارامترهای مالی و زمانی با برنامه مدیریت پروژه مطابقت دارد. این وظیفه مدیر پروژه است که تغییرات لازم را در رابطه با تخصیص منابع انجام دهد و اطمینان حاصل کند که همه چیز در مسیر درست قرار دارد.
- نظارت بر فعالیت پروژه پس از مرحله اجرای پروژه به مدیر پروژه اجازه می دهد اقدامات اصلاحی را انجام دهد.
- در نظر گرفتن کیفیت کار نیز به پیشرفتهای لازم کمک می کند.
- مراقبت از بودجه کمک می کند تا از هزینه های غیر ضروری جلوگیری شود.
5- اختتامیه پروژه
با صرف وقت و تلاش زیاد در برنامه ریزی پروژه، غالباً فراموش می شود که مرحله نهایی چرخه مدیریت پروژه نیز به همان اندازه مهم است. مرحله بسته شدن پروژه نشان دهنده مرحله نهایی چرخه عمر مدیریت پروژه است که به عنوان مرحله “پیگیری” نیز شناخته می شود. در همین زمان، محصول نهایی آماده تحویل است. در اینجا تمرکز اصلی مدیر پروژه و تیم باید بر روی انتشار محصول و تحویل محصول باشد. در این مرحله، کلیه فعالیتهای مربوط به پروژه بهم پیوسته است. پس از اتمام پروژه و تحویل به موقع به مشتریان، این مدیر پروژه است که:
- نقاط قوت را برجسته می کند،
- فهرست اجزای پروژه را لیست می کند،
- ابهامات را شناسایی و نحوه اصلاح آنها را برای پروژه های آینده پیشنهاد می کند.
خدمات قابل ارائه در حوزه: ادغام و اکتساب داراییها
مدیریت پروژه یکی از وظایف مهم در ساختار پروژه بوده و می تواند منجر به موفقیت یا شکست پروژه گردد. بنابراین تدوین برنامه های اصلی و فرعی به عنوان ابزارهای نظارتی و کنترلی متناسب با نیازها و شرایط هر پروژه ضروی می باشد. ما با بهره مندی از تجارب و سوابق گذشته خود خدمات زیر را در اختیار شرکتها و کارفرمایان محترم قرار می دهیم:
- بررسی و تحلیل و بازنگری در منشور پروژه با هماهنگی سهامداران و صاحبان پروژه
- تدوین برنامه اولیه مدیریت پروژه و تعیین چارچوبهای قراردادی پروژه
- تدوین برنامه های فرعی مدیریت پروژه از قبیل:
- مدیریت شرح کار پروژه
- مدیریت زمانبندی
- مدیریت بودجه بندی و کنترل هزینه
- مدیریت ریسک
- مدیریت ذینفعان
- مدیریت مدیریت تغییرات و ادعا
نکته مهم در تدوین برنامه های فوق یکپارچگی و یکنواختی در تدوین برنامه ها می باشد به گونه ای که به عنوان ابزارهای مکمل یکدیگر در اختیار مدیر پروژه قرار گیرد.
تماس با ما برای اطلاعات بیشتر
