در زیر، پنج استراتژی مدیریت پروژه ارائه شده است که می تواند برای ادامه مسیر هر پروژه و رعایت چارچوب زمانبندی تنظیم شده استفاده شود.

1- یک برنامه پروژه کاملاً مشخص داشته باشید.

هنگامی که شروع به اجرای هر کاری بدون برنامه می کنید، زمان زیادی را صرف بحث در مورد آنچه باید انجام دهید، نحوه انجام آن، شکل ظاهری آن و غیره می کنید. این رویکرد آشفته غالباً علت اصلی سوء استفاده از زمان در یک پروژه است، زیرا وقتی پروژه در مرحله مفهوم باقی بماند، هیچ چیز ملموسی در حقیقت محقق نمی شود. مدیران پروژه باید از گفتگوی نظری صرف نظر کنند و وقت خود را صرف تنظیم یک برنامه مناسب برای پروژه کنند. با انجام این کار، مدیران پروژه علاوه بر مکالمه ای سازنده و حساب شده با ذینفعان و سایر اعضای تیم در جهت تعیین ساختار پروژه، به طور فعال گامهایی برای از بین بردن بسیاری از اتلاف زمان­های رایج بر می دارند.

مولفه های یک برنامه شفاف پروژه

موثرترین برنامه ها شامل اطلاعات اساسی پروژه هستند، از جمله اینکه:

• چه کارهایی باید انجام شود و
• در چه تاریخ­هایی کارها باید تکمیل و تحویل شود.

از منظر تیمی، داشتن درک روشنی از افراد مختلف که گروه را تشکیل می دهند – و مجموعه مهارت های آنها – می تواند در تعیین صحیح و کارآمد وظایف بسیار کمک کند. در همین راستا، برای یک مدیر پروژه مهم است که بررسی کند هر کسی در تیم مسئول انجام چه کاری است تا از سردرگمی و بروز تأخیر در زمانبندی جلوگیری کند.

به همین ترتیب، تنظیم یک بیانیه شرح کار مشخص با همکاری ذینفع یا مشتری درگیر در پروژه در طی مرحله برنامه ریزی، تا حد زیادی دوباره کاری و انجام اقدامات خارج از برنامه را کاهش خواهد داد.

اگر رویه ها و استانداردهای لازم تدوین و اجرا نشود، مدیران پروژه هم در روابط خود با ذینفعان و هم در کسب نتیجه پروژه با ریسک مواجه می باشند. به طور کلی داشتن برنامه مشخص در پروژه منجر به اطمینان بیشتری برای تکمیل موفق و به موقع پروژه می شود.

2- به طور موثر با ذینفعان در ارتباط باشید

برخی از بزرگترین مسائل مربوط به زمان که مدیران پروژه با آن روبرو هستند تأخیر در برقراری ارتباط با ذینفعان پروژه است. ذینفعانی که در ابتدای پروژه سرمایه گذاری می کنند، اغلب اولین کسانی هستند که در ابتدا سکوت کرده ولی در ادامه بر روی اولویت­ها و وظایف جدید معطوف می شوند. یافتن راه هایی برای درگیر کردن ذینفعان پروژه با برنامه ها و کارها، بهترین راه برای حفظ ارتباط و مدیریت آنها می باشد. ارسال ایمیل­های هفتگی یا ماهانه با مروری بر وظایفی که در آن دوره انجام شده است، یکی از این رویکردها برای حفظ ذینفعان و جلب نظر آنها است. توانایی تجزیه و تحلیل روش­های ارتباطی ذینفع یا سازمان مورد نظر یکی دیگر از ابزارهای قدرتمند درگیر نگه داشتن گروه های لازم است. حفظ روابط با ذینفعان جنبه بسیار مهمی در کار مدیر پروژه و کنترل زمان است و مزایای موفقیت آمیز انجام این کار بسیار فراتر از وقت تلف شده در یک پروژه است. بولیک می­گوید: “زمان زیادی از مدیر پروژه باید صرف برقراری ارتباط با ذینفعان و ایجاد یک شبکه ارتباطی با آنها شود.”

3- انعطاف پذیر و در عین حال هوشیار و باشد

مدیران پروژه باید با آمادگی انطباق با شرایط پیش رو را داشته باشند. آنها باید بتوانند بدون اینکه پروژه اصلی یا تعهدات شخصی خود را فراموش کنند، در اولویت ها حرکت کنند و در هنگام طرح مسائل به آنها بپردازند.

کلید انجام این کار خوب مبتنی بر یادگیری نحوه برقراری “ارتباط موثر و مختصر با ذینفعان” است. اغلب باید به طور واضح به این افراد گفته شود که دقیقاً چه نیازی به آنها است تا نوع تصمیم گیری حساس به زمان را که معمولاً برای احیای یک پروژه دارای تأخیر ضروری است، فراهم کنند. در برخی شرایط، مدیران پروژه باید قدرت و اعتماد به نفس داشته باشند تا تیم خود را تشویق کنند که به یک برنامه یا روند از پیش تعیین شده، حتی در زمان فشارهای شدید، پایبند بمانند. انجام این کار اغلب موثرتر از تصمیم گیری لحظه ای است و این به عهده مدیر پروژه است که تعیین کند کدام سناریوها یک روند سخت را می طلبند و کدام یک از موارد برای انحراف از آن هستند. مدیران پروژه باید اطمینان حاصل کنند که همیشه با در نظر گرفتن جدول زمانی پروژه تصمیم می گیرند. بولیک می گوید: “در پایان، هدف این است كه مانع از جابجایی پروژه ها شویم.”

4- یک ساختار شکست کار مناسب ایجاد کنید

در طول عمر پروژه، مدیر پروژه تحت فشار زیادی قرار دارد تا نه تنها سررسیدها زمانی خود را محقق و انجام دهد بلکه تیم خود را نیز برای انجام همین کار به طور مناسب مدیریت کند. یک مدیر پروژه می­بایست توانایی لازم برای همکاری با تیم جهت تجزیه و شکست کارهای بزرگ به بسته های کاری کوچک­تر و قابل تحویل را داشته باشد تا ضمن پیشبرد اهداف پروژه، کنترل و اندازه گیری عملکرد نیز امکان­پذیر گردد.

این فرایند تجزیه وظایف و کارهای بزرگ به کارهای کوچک­تر که با سهولت بیشتری انجام می شوند، می تواند از طریق توسعه “ساختار شکست کار” به طور موثرتر انجام شود. طبق تعریف موسسه مدیریت پروژه (PMI)، ساختار شکست کار (WBS) “راهنمای تعریف کار است زیرا مربوط به اهداف یک پروژه خاص است. متخصصان پروژه از WBS برای تعریف محصولات قابل تحویل پروژه و ایجاد ساختار مدیریت کار تا پایان پروژه استفاده می کنند. “

5- از برگزاری جلسات بدون هدف خودداری کنید

جلسات غیرضروری یکی از متداول­ترین اتلاف وقت­ها در پروژه های مختلف است. این ممکن است جلساتی باشد که در ابتدای پروژه برنامه ریزی شده بود اما با گذشت زمان ضرورت آنها کاهش یافته ولی هرگز از برنامه جلسات خارج نشده است. این نوع جلسات می تواند باعث اتلاف وقت زیادی شود، بنابراین مسئولیت مدیر پروژه این است که آنها را به بهره وری برساند یا راه های جدید و کارآمدتری برای برقراری ارتباط پیدا کند.

یکی از وظایف مستمر مدیر پروژه این است که  ارزیابی کند آیا یک جلسه حضوری بهترین قالب برای تأمین نیازهای پروژه است. اگر مدیر پروژه تشخیص دهد که یک جلسه حضوری هنوز بهترین مسیر برای تیم یا گروه خاص است، ضروری است اقدامات زیر برای کارآمد نگه داشتن جلسات پیگیری شود:

• اول) قبل از برگزاری جلسه، با صرف وقت محدود نسبت به تهیه دستور جلسه و طرح موضوعات مورد نیاز برای بررسی و تصمیم گیری اقدام و برای مدعوین ارسال گردد.
• دوم) اطمینان حاصل شود که افراد درست و مرتبط با موضوعات دستور جلسه به جلسات دعوت شده اند.
• سوم) یک نفر به عنوان دبیر جلسات انتخاب گردد تا کلیه موضوعات طرح شده و اقدامات توافق شده را ثبت و صورتجلسه آن را بعد از جلسه برای حاضرین در جلسه ارسال کند.