ابزارهای مدیریت پروژه

یک پروژه را می­توان با استفاده از ابزارهای مناسب سازماندهی و ردیابی کرد. برخی از نمونه­های ابزار مدیریت پروژه عبارتند از:

• داشبورد
• نمودارهای گانت
• زمانبندی پروژه
• برنامه ریزی منابع
• همکاری تیمی
• ضبط و ردیابی زمان
• ردیابی موضوعات پروژه
• گزارش پروژه

مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت­ها، ابزارها و تکنیک­های خاص برای ارائه چیزی با ارزش به مردم است. توسعه نرم افزار برای فرآیند بهبود یافته کسب و کار، ساخت یک ساختمان، تلاش امدادی پس از یک فاجعه طبیعی، گسترش فروش به یک بازار جغرافیایی جدید، این­ها همه نمونه پروژه­ها است. همه پروژه­ها تلاشی موقتی برای ایجاد ارزش از طریق یک محصول، خدمات یا نتیجه منحصر به فرد هستند. همه پروژه­ها یک آغاز و یک پایان دارند. آن­ها دارای تیم، بودجه، برنامه و مجموعه­ای از انتظارات تیم برای برآورده ساختن هستند. هر پروژه منحصر به فرد است و با فعالیتهای معمول -فعالیت­های مداوم یک سازمان- متفاوت است زیرا پروژه­ها پس از دست­یابی به هدف به نتیجه می­رسند.

تغییر ماهیت کار به دلیل پیشرفت­های تکنولوژیکی، جهانی­سازی و سایر عوامل به این معنی است که، به طور فزاینده­ای، کارها در اطراف پروژه­ها سازماندهی می­شوند و تیم­ها بر اساس مهارت­های لازم برای کارهای خاص گرد هم می­آیند. مدیران و رهبران پروژه­ها، متخصصان پروژه هستند که از بسیاری از ابزارها، تکنیک­ها و رویکردهای مختلف برای تأمین نیازهای یک پروژه استفاده می­کنند. متخصصان پروژه با استفاده از مهارت­ها و دانش­های مختلف، دیگران را ترغیب می­کنند تا به اهداف یک پروژه برسند. متخصصان پروژه برای موفقیت پروژه­ها حیاتی بوده و به دنبال کمک به سازمان­ها برای دست­یابی به اهداف خود هستند. اکتساب دانش و مهارت­های مدیریت پروژه ضمن تسهیل در تکمیل پروژه در چارچوب­های تدوین شده، مزایای زیر را به همراه دارد:

• کارایی بهتر در خدمات تحویل: شما به جای انجام کارهای سخت­تر و طولانی­تر، هوشمندانه­تر کار می­کنید، در حالی که هنوز نتایج درخشانی کسب می­کنید.
• کیفیت کار بهبود یافته: تیم شما قادر است نتایج با کیفیت بالاتری برای پروژه ایجاد کند.
• افزایش رضایت مشتری: مشتریان شما خوشحال هستند، و به همین دلیل آنها به همکاری بیشتر با شما ادامه می­دهند.
• رشد و پیشرفت تیم: با برقراری ارتباط مداوم بین اعضای تیم، کار یکپارچه با هم برای آنها آسان­تر می­شود.
• برتری رقابتی و ایستادگی بیشتر نسبت به رقبا: شهرت خود را به عنوان سازمانی بدست می­آورید که عملکردی برتر در مقایسه با دیگران ارائه می­دهد.
• ارزیابی موثر ریسک: با ردیف همه موارد، به راحتی می توان خطرات احتمالی را تشخیص داد و اقدامات مناسب برای رفع یا کاهش ریسک انجام داد.
• گسترش خدمات: با کسب شهرت و حسن سابقه در ارائه خدمات مدیریت پروژه، به راحتی می توان از فرصت­های جدید برای گسترش تجارت خود استفاده کرد.